通知公告
2014年毕业生档案转递须知
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毕业生同学们，你们好！
你们即将结束燕园生活，开始人生新的旅程。在你们忙于毕业的同时，请不要忽略记载你们成长足迹的学生人事档案。为了每位同学的档案能够准确、迅速的转递到接收单位, 请你们对下列注意事项一定给予重视，并且严格遵照执行。
第一部分：档案转递步骤须知
一、确保在网站上填写的档案转递信息准确无误
毕业生在网站上填写档案转递信息时，应特别注意：请填写准确的档案接收单位名称及详细地址，单位名称不得使用简称。请毕业生依据个人情况对应以下六种类别。
1、有派遣单位的毕业生
（1）凡派遣单位有接收机要档案权限的,比如毕业生签约单位是国家机关、大型企事业单位、高等院校等，应直接填写其单位接收档案部门的名称及其详细地址。
| 例：签约单位名称：外交部 档案转递单位名称：外交部干部司干审档案处 详细地址：北京市朝阳区朝阳门南大街2号 |
（2）凡派遣单位不符合机要通信投递范围的,比如签约单位是某中学或某个企事业单位，则要填写与机要局有直投关系的上级单位的名称及详细地址。
| 例：签约单位名称：北京市房山区石窝中学 档案转递单位（为上级主管单位）：北京市房山区教委 详细地址：北京市房山区良乡西路9号 |
（3）在“三资”（合资、外资、独资）或私企等报到单位不符合机要通信投递范围，且无人事档案保管权限的单位就业的，应提供其专门指定的符合机要通信范围并有人事档案保管权限的档案转递单位名称、详细地址：
一般单位集体在某人才交流中心开户的，在《全国普通高等学校毕业生就业协议书》上“档案转寄详细地址”栏填写某人才交流中心，档案将被转递到该中心；
| 例：签约单位名称：百度在线网络技术（北京）有限公司 档案转递单位：北京市海淀区人才服务中心 详细地址：北京市海淀区西四环北路73号 |
| 例：签约单位名称：工银瑞信基金管理有限公司 档案转递单位：中国科学院人才交流开发中心(北郊分部) 详细地址：北京市西城区三里河路52号 |
| 例：签约单位名称：微软（中国）有限公司 档案转递单位：北京外企服务集团有限责任公司 详细地址：北京市朝阳区朝阳门南大街14号 |
综上所述，要特别注意派遣单位和档案接收单位之间的关系，两者有可能不是一致的，因而在填写档案转递信息时，如有必要，请咨询单位人事加以确认。
2、档案转回原籍的毕业生
凡回省二分的同学，其报到单位、档案转递地址一般为生源地毕业生就业主管部门、当地人力资源和社会保障局、人才交流中心等。上述地址由北京市教委协商各省市毕业生就业主管部门后提供给学校就业指导中心。
3、继续读研的毕业生
（1）已经考取校外研究生的同学，请按录取学校的要求填写转档信息，一般具体到所录取学校的院（系、所、中心）的党委或人事部门。
| 例：读研学校名称：中国人民大学 档案转递单位：中国人民大学公共管理学院党委 详细地址：北京市海淀区中关村大街59号 |
另外，请将录取学校的调档函或录取通知书交给学院，由学院统一提交档案室备份留存。
（2）已经保送或考取本校研究生的同学，请填写录取院（系、所、中心）的名称。
4、博士后入站的毕业生
博士后入站的毕业生请按接收单位要求填写转档信息。
另外，请将接收单位的调档函或录取通知书交给学院，由学院统一提交档案室备份留存。
| 例：博士后入站单位：上海交通大学 档案转递单位：上海交通大学人力资源处博士后管理办公室 详细地址：上海市闵行区东川路800号 |
（1）北京生源确定出国的学生可以把档案存放在教育部留学服务中心（离校前自己去办存档手续）、所在区县人事局毕业生就业工作部门或家庭所在地街道办事处。
（2）外省市生源确定出国的学生也可以把档案存放到教育部留学服务中心档案室（离校前自己去办存档手续）、生源地各省市的毕业生就业工作部门、人事劳动部门、人才交流中心等。
教育部留学服务中心档案室
地 址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦六层
咨询电话：62677800。
（3）按规定，公派出国学生在其留学期间由学校保管档案。
6、在职、委培的毕业生
在职、委培的毕业生，转档单位应填写原单位，如要更改转档单位，需在原单位开具同意更改证明，并把由所在院系及研究生院（或教务部）盖章备案后的证明，连同在新单位开具的调档函一并交到人事档案管理办公室。
二、查询自己的档案转递情况
我校毕业生档案通常在七月中旬左右通过机要形式发出。京内档案管理部门一般7个工作日内可收到，京外档案管理部门一般10个工作日内可收到。
一般在毕业后办理转档手续的两个月内，应向本人档案接收单位询问档案是否寄达。
我校一般通过机要局转递学生档案，应当特别注意机要局只提供一年内的有效查询期。所以请毕业生高度重视，及时主动查询。
三、因特殊原因需要办理暂缓转递档案的流程
毕业生因特殊原因要求档案暂缓转递的，应由个人提出申请，写明缓发事由，请本人所在院（系）负责人签字盖章，或由就业指导中心签字盖章，最后由院系统一交到档案办备份留存，才可缓发档案。
按照国家及学校的相关规定，待分生档案暂存在学校期间，只能办理与就业相关的手续，其他情况下均不能使用在校暂存的档案，包括无法办理出国护照；录取研究生后不能直接转递档案，档案需转回家庭所在地后再转至录取学校或单位；不开具出国成绩单；不开具婚育、升学、出国（境）、保险、购房、出生、无犯罪记录、亲属关系、学历、经历、财产继承等证明。如因出国、考研等确实需要开具证明材料的，须先将其档案转回生源地，再由生源所在地的有关部门开具相关证明材料。
第二部分：常见问题解答
有些毕业生可能对自己档案的重要性、转递流程等方面存在一些疑惑，我们在此列举了一些常见问题并加以作答，希望同学们耐心了解一下。
问：学生档案的重要性在哪？
答：学生档案是人事档案的一部分。人事档案具有三大职能：一是个人经历的真实记录；二是表明一个人的行政隶属关系；三是为单位和个人提供相关人事服务的依据。学生档案是记录学生个人经历、成长历程的历史材料。其中，高中材料、高考材料、学习成绩、学位学历审批材料、各类履历表登记表以及在校表现等，是许多用人单位聘用人员的重要参考；凡正规的用人单位，都会需要毕业生的档案并指定其转递到专门的档案保管部门。可以说，有没有完整的学生档案资料直接关系到毕业生的顺利就业。因此，保证学生档案的完整性和一致性，不仅是学校职能部门和院系所中心的责任，同时也需要学生本人给予高度的关注和积极的配合。
问：毕业生档案能否自己携带？
答：人事档案原则上不能由毕业生自带。
问：档案转递的方式有哪些？
答：1、按照中央组织部和国家档案局有关规定，人事档案必须以机密件由机要通信方式转递到单位；
2、凡机要通信方式无法投递的单位，或遇紧急情况，可由学校派专人送到用人单位或由用人单位人事部门派专人来取。
问：何谓机要通信？
答：机要通信是较普通邮政更为保密、安全、准确的文件转递渠道，其主要服务对象是县级以上党政军和国有企事业单位。
问：为什么有的毕业生档案会被退回学校？
答：被退回的毕业生档案中90%以上都是因为没有准确弄清“档案接收单位”和“档案转寄详细地址”的含义，因而这一点需要毕业生格外注意，填写信息时保证准确性。
随着形势的发展，档案工作也发生了变化，档案转递过程较过去更为多样化，时常会出现我们意想不到的情况。所以，请各位毕业生在所在院（系、所、中心）负责就业工作的老师处留下自己长期有效的联络方式（本人电话确要变更的，可留下家人联络方式），以便出现问题时学校能够在第一时间联系到本人或家人。
同学们若遇到档案相关问题，欢迎随时与我们联系。
咨询电话：010-62751227
人事档案管理办公室地址：校长办公楼二层
祝愿每一位毕业生平安、健康、快乐！事业有成！
人事档案管理办公室
2014年4月22日